Kanban

Mit diesem Beitrag möchte ich euch Kanban näher bringen. Kanban ist eine Methode um Prozesse zu steuern. Ursprünglich wurde Kanban von Toyota entwickelt und bedeutet so viel wie „Karte“.

Arbeit sichtbar machen

Mit Kanban macht man seine Arbeit in einfacher Art und Weise sichtbar. Man organisiert seine Arbeit mit Hilfe eines Kanban-Boards und Karten. Mein Kanban-Board besitzt 3 Spalten. Links befindet sich die „Todo“-Spalte. In der Mitte ist die Spalte „Doing“ und ganz rechts die Spalte „Done“.

Es gibt ein Pool von Aufgaben in „Todo“, die es zu erledigen gilt. Aus diesem Pool wird eine Aufgabe direkt vor der Bearbeitung in die Spalte „Doing“ verschoben. Nach Abarbeitung der Aufgabe, verschiebt man sie schließlich in die Spalte „Done“.

So hat man zu jedem Zeitpunkt einen guten Überblick, über die zu erledigen, die sich in Bearbeitung befindenden und die bereit erledigten Tickets. Die Betonung liegt hierbei auf die Sichtbarkeit der Tickets, die sich gerade in Bearbeitung befinden. So reduziert man sein WIP – Work in Progress, also die Anzahl an parallelen Arbeit.

Planung

Ich organisiere mittels Kanban meine Zeit nach der täglichen Arbeit, also meine Freizeit. Jeden Sonntag morgen setze ich mich hin und plane die kommende Woche. Viele Aufgaben stehen meist schon zu Beginn der Woche fest. Diese Aufgaben werden nach Aufwand geschätzt und der Woche hinzugefügt. Je nach Umfang der Planung werden dann noch weitere Aufgaben dazugeplant. Ich habe mittlerweile so viele Wochen in dieser Art durchgeführt, dass ich ein sehr gutes Gefühl für den Umfang der Woche habe, d.h. wie viel Aufwand ich in einer Woche schaffe.

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Durchführung

Unter der Woche kann ich dann die Aufgaben einzeln und quasi in beliebiger Reihenfolge abarbeiten. Ausnahme sind natürlich Termine, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abgearbeitet werden müssen. Wie bereits erwähnt, werden die Aufgaben vor der Bearbeitung in die Spalte „Doing“ gezogen und nach Abschluss in „Done“ verschoben.

Lessons learned

Vor allem zum Anfang dieser Arbeitsweise, habe ich mir vor der Planung der kommenden Woche immer noch ein paar Minuten Zeit genommen und die vergangene Woche Revue passieren lassen. So konnte ich meine Planung und Arbeitsweise Stück für Stück verbessern. Mittlerweile ist das nur noch in Ausnahmefällen notwendig. Meist dann, wenn ich wider erwartend doch meine Aufgaben nicht geschafft habe. Auf jeden Fall halte ich es für sehr wichtig, ständig nach Verbesserungen zu suchen.

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Tools

Tools ist eigentlich falsch. Wesentlich ist eigentlich nur DAS Tool. Ich benutze für die gesamte Steuerung im Moment noch Trichord, von dem auch die Screenshots stammen. Das Tool bietet eigentlich für meine Zwecke zuviel. Die Planung, die ihr hier seht, ist eigentlich nur die unterste Stufe. Die oberste Ebene sind sogenannte Releases, die Features enthalten. Releases sind bei mir Monate. Features habe ich jeweils immer nur eins als Platzhalter, da sonst die weitere Planung nicht funktioniert.

Die Releases organisiert man nun weiter in Iterationen. Auch das ist eine zeitliche Gliederung. Bei mir sind es dann jeweils die einzelnen Wochen. Die Iterationen enthalten wiederum Stories. Für meine Planung sind die Stories jeweils bestimmte thematische Bereiche. So gibt es fast in jeder Iteration eine Story für die Fotografie bzw. den kreativen Bereich, eine Story für Sport und eine Story für Weiterbildung.

Auf der nächsten Ebene werden nun die Iterationen geplant, d.h. hier passiert die Wochenplanung. Wir sind nun auf der untersten Ebene angekommen, wo wirklich einzelne Aufgaben erstellt werden. Diese Aufgaben werden je nach Bereich der Story zugeordnet. So hat man einen schönen Überblick, welcher Bereich den Schwerpunkt in einer Woche bildet. Man kann so natürlich auch bewusst Schwerpunkte setzen.

Trichord bietet außerdem ein Burn-Down-Diagramm (linke Seite unten in den Screenshots). Das ist eine einfache Möglichkeit, einen schnellen Überblick zur aktuellen Situation der Aufgaben zu bekommen. Es wird eine diagonale graue Linie von links oben nach rechts unten angezeigt. Diese Linie gibt die durchschnittlich zu erledigenden Aufgaben an. Eine zweite rote Linie zeigt die tatsächlich erledigten Aufgaben. Es ist also ein Soll-Ist-Vergleich. Wie man erkennt, hänge ich diese Woche etwas hinterher.

Wie gesagt, eigentlich ist Trichord für meine Zwecke voll und ganz ausreichend. Etwas wirklich Wichtiges fehlt mir allerdings. Ich kann im Moment keine Aufgaben erfassen, die noch keiner Iteration zugeordnet sind. Ich bräuchte hin und wieder einfach ein Pool, in dem ich Aufgaben „zwischenparken“ kann, um sie bei einer der nächsten Plannungen, dann eventuell in die Iteration zu verschieben. Trichord bietet für diesen Zweck die Anbindung an das Tracking System Trac. Das erfordert aber eine entsprechende Einrichtung, zu der ich bisher nicht gekommen bin. Ich kann aktuell meine Planung auch nur an einem Arbeitsplatz fortschreiben. Daher bin ich geneigt, das webbasierte Tool Kanbanize auszuprobieren. So weit ich gesehen habe, gibt es dort den angesprochenen Pool und ich kann mein Kanban-Board mit verschiedenen Geräten bedienen.

Ich hoffe, ich konnte euch mit diesem Beitrag einen kleinen Einblick gewähren. Vielleicht ist Kanban für den ein oder anderen ja auch eine sinnvolle Methode, die Arbeit zu organisieren. Übrigens ist Kanban hauptsächlich für die Prozesssteuerung im Team gedacht. Also warum nicht ein Haushalts-Kanban-Board erstellen und so die Arbeit sichtbar machen? Das Board muss übrigens auch nicht digital sein.

In diesem Sinne, danke fürs Lesen und bleibt begierig.

Gruß chuqa

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Eine Antwort auf Kanban

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